手作業が多い業務を、仕組みで軽く。
繰り返し作業や転記業務を、無理なく減らします。
毎回同じ作業を繰り返している。
転記や確認に時間がかかる。
人が頑張り続けないと回らない業務がある。
そんな状態に対して、ヒートエクステンドが業務整理から仕組みづくりまで対応します。
今お使いの環境や業務フローを前提に、適切な手段を選びながら、手作業の削減・転記負担の軽減・運用整理を進めます。
- 繰り返し作業を減らす
- 転記や確認の手間を軽くする
- 人に依存しすぎない運用へ
こんなお悩みはありませんか
業務効率化や自動化といっても、最初から大きな仕組みを作る必要はありません。 まずは、日々の業務の中にある「地味に時間がかかること」や「毎回手でやっていること」から見直すのが現実的です。
まずは、どの作業に手間がかかっているのかを見えるようにするところから始めます。
私たちは、業務を整理して“回る形”にする支援をしています
ヒートエクステンドは、Web運用・コンテンツ制作・SNS支援だけでなく、 業務効率化や自動化の支援も行っています。
最初から大きく変えるのではなく、 今ある業務の中で、何が負担になっているのか、どこが詰まりやすいのかを整理し、 小さく改善できるところから仕組みにしていく進め方を大切にしています。
ツールありきではなく、業務ありき。実際に使い続けられること、 人が無理をしなくても回ることを重視して支援します。
業種を限定せず、デジタルを使った業務や運用がある方であれば、ご相談いただけます。
ご相談いただける内容
業務効率化や自動化といっても、やれることはひとつではありません。 今の運用や使っている環境に合わせて、無理のない方法を一緒に考えます。
繰り返し作業の整理
毎回同じように行っている作業を洗い出し、どこを減らせるか、どこを仕組みにできるかを整理します。
転記や集計の負担軽減
複数ファイル間の転記や、手作業での集計・一覧化など、時間のかかる処理を軽くする方法を検討します。
業務フローの見直し
今のやり方をそのまま仕組みにするのではなく、そもそもの流れを見直した方がいい部分があれば、そこから整理します。
小さな自動化や補助ツールの導入
今の運用に合わせて、手作業を減らしたり、判断を補助したりする仕組みを小さく組み込んでいきます。
こんなことができます
たとえば、日々の業務の中にある「手作業で回していること」「人が頑張ってつないでいること」を、 業務に合わせた形で整理・効率化できます。
予約データを整理し、条件に応じて案内を送る
予約管理サービスから出力した予約データのCSVをスプレッドシートに取り込み、
駐車場利用の有無を条件判定したうえで、必要な相手にだけSMSを送るような運用が可能です。
毎回の確認や振り分け、個別連絡の手間を減らし、案内漏れも防ぎやすくなります。
複数のデータを集めて、見える形にまとめる
Google Analytics 4 の数値や、SNS投稿ごとの指標データを取得し、
スプレッドシートへ蓄積したうえで、Looker Studio などのダッシュボードにまとめることができます。
毎回手で確認していた数字を見やすく整理し、状況把握や振り返りをしやすくします。
システム間でつながらないデータを使える形にする
システムAの管理画面から、ブックマークレットやブラウザ拡張機能などを使って必要なデータを取得し、
そのままでは使えない形式を自作ツールで整形して、システムBへ取り込みやすい形に変換するといった対応も可能です。
「連携できないから手作業でやるしかない」を減らし、既存環境の中で現実的な運用改善を進めます。
繰り返し発生する作業を、運用に合わせて軽くする
CSVの加工、一覧の整形、条件ごとの振り分け、転記用データの作成など、
毎回似た手順で行っている処理を整理し、手順の簡略化や半自動化につなげることができます。
いきなり大きな仕組みにせず、まずは負担の大きいところから改善する進め方です。
業種や規模にかかわらず、繰り返し発生する業務や手作業がある限り、取り組めるテーマがあります。
ご利用中のシステムや管理画面の仕様によっては、対応方法や実現できる範囲に制約が出る場合があります。
その場合も、現在の運用に合わせて、現実的な進め方や代替手段を含めてご提案します。
ご相談内容に応じたプラン例
まず一度整理したい、具体的に仕組みを作りたい、継続して改善したい。 状況に応じて、進め方を選べます。
業務整理・効率化診断
- 現状の業務ヒアリング
- 手間がかかっている作業の洗い出し
- 効率化・自動化できそうなポイントの整理
- 既存環境を踏まえた実現方法の方向性提示
- 次に着手すべきことの整理
まずは、何がボトルネックかを整理したい方向けです。
業務効率化・自動化セットアップ
- 対象業務の整理
- フロー見直し
- 効率化や自動化の設計
- 必要に応じた簡易実装や整備
- 運用ルールの整理
実際に仕組みを作りたい方向けです。
継続改善サポート
- 定期的な運用見直し
- 新しい業務への展開
- 既存フローの改善
- 担当者向けの整理・サポート
- 必要に応じた追加改善提案
少しずつ改善を広げたい方向けです。
ご相談から開始までの流れ
難しい準備は必要ありません。
まずは今困っていることや、解決したい課題をお聞かせください。
お問い合わせ
フォームまたはLINEから、現在の困りごとや気になっていることをお送りください。
ヒアリング
今の業務内容や、負担が大きい作業、改善したいポイントを整理します。
ご提案
どこから着手するのが現実的か、どの進め方が合うかをご提案します。
サポート開始
単発診断、仕組み化、継続改善など、ご希望に応じて進めます。
何から始めるべきか決まっていなくても大丈夫です
まずは、今困っていることや、解決したい課題からご相談ください。
「こんなことでも聞いていいのかな」という段階でも問題ありません。
何から整理すべきか、どこから始めるのがよいかも含めて、一緒に整理します。
